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O
que a sua empresa precisa?
Antes de iniciar a busca por uma solução, deve-se conhecer as necessidades da empresa. O critério de definição é o ganho com a implementação da tecnologia.
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Sistema de base de dados responsável pela localização e organização dos documentos em pastas ou assuntos correlatos. Ferramentas de pesquisa e uma base de dados são elementos básicos deste processo. O usuário poderá realizar a busca por nome de arquivo, índices, palavras chave ou do conteúdo do documento estando estes em um dispositivo de armazenamento. Como resultado da busca, o documento é mostrado na tela de quem solicitou. Para isso, o visualizador básico é de extrema importância para um sistema de gerenciamento de documentos. Um bom visualizador será capaz de mostrar na tela, e muitas vezes editar, arquivos de diversos formatos, de preferência simultaneamente. Tipos de Sistemas Document ImagingVoltar ao início Armazenamento Eletrônico ou "Imaging" Objetivo: converção do documentos, cujos originais estão na forma de papel ou microfilme, para o meio eletrônico de forma que possa ser consultado através da rede. A implantação de um sistema de armazenamento eletrônico de documentos ("Imaging") tem como metas: Economizar espaço de armazenamento de papel Permitir a consulta simultânea de pastas de documentos por diversas pessoas Manter a integridade dos documentos Voltar ao início Fluxo de Trabalho
Ferramenta chave na automação de processos, substitui o tramite de documentos em papel. Uma ferramenta de fluxo de documentos ou "workflow" é a de maior complexidade quanto à interface com o usuário. Ela possui funções de implementação de tomada de decisão, de desvio de processo, de atividades correlatas. Como as atividades de trâmite de documentos variam muito de empresa para empresa e mesmo de setor para setor, os produtos oferecidos no mercado rumaram para a especialização ou para um excesso de generalização. Na hora da escolha da ferramenta, uma idéia deve estar sempre em mente: a transição do processo em papel para o processo totalmente informatizado é especialmente difícil para os funcionários e por isso a interface deve ser a mais amigável possível. Classificação de Ferramentas de Workflow
Grupos de Projetos cujo objetivo é o de permitir o desenvolvimento de um projeto por uma equipe através da rede. Sistemas de grupos de projetos permitem que um projeto seja desenvolvido por um grupo de trabalho sem a necessidade dos participantes estarem permanentemente reunidos. A principal vantagem desta ferramenta é permitir que diversas pessoas atuem sobre um projeto sem perder o controle do que foi feito anteriormente e por quem. Para que isso seja possível, esses sistemas possuem controle de versão e interface que permite a edição dos documentos envolvidos no projeto. Outro elemento freqüentemente presente em sistemas de gerenciamento de projetos é o acesso remoto. Ele é especialmente importante neste caso pois nem sempre os melhores projetistas se encontram trabalhando no mesmo local. EDMS - Engeneering Document Management System, Workgroup Computing e
Sistemas de Fluxo de Formulários são exemplos de sistemas
a partir do qual pode-se implementar Grupos de Projetos.
Troca entre Empresas
Esta troca de documentos minimiza o volume de papel e reduz os riscos de extravios. Com EDI as transações podem ser efetivadas imediatamente agilizando os processos correlatos. Os elementos básicos destes sistemas são programa de acesso remoto e um gerenciador de banco de dados. Intranet: A melhor alternativa em um sistema de imagem e workflow Como escolher a solução ideal? Uma vez conhecidas as necessidades da empresa, começa a etapa de escolha da solução. Erro comum é procurar um produto que atenda a todos os problemas da empresa. Geralmente, produtos que possuem todos os sistemas ou são muito específicos e pouco flexíveis ou de customização muito complexa. Um produto que atende a todos pode não atender bem a ninguém. Além da escolha com base nos sistemas de automação de escritório descritos acima, deve-se estar atento a alguns pontos: Interface amigável: A substituição
de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera
grande impacto na empresa. Muitos funcionários envolvidos não
usam computador intensamente, por isso, uma interface amigável é
essencial, principalmente no ganho de produtividade.
Performance em rede: Além
da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na
empresa, deve-se avaliar o estabilidade do produto em condições
normais de trabalho em rede. Com a transferência de boa parte das
atividades para o computador, a baixa performance em rede pode comprometer
todas as atividades relacionadas com o sistema.
Formatos proprietários: Antes de
transferir boa parte do acervo de documentos de uma empresa para o meio
eletrônico deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados
evitando formatos proprietários.
Flexibilidade: No que diz respeito
a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um software flexível
reduzirá o custo de adaptação a pequenas mudanças
nos processos da empresa.
Vantagens de um Sistema de Imagem em Geral I. Otimização do espaço físicoVoltar ao início Vantagens
de um Sistema de Imagem com Intranet
Voltar ao inícioI. Muito barato |