A tecnologia GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, iniciou com a conversão de documentos em papel em imagens digitalizadas. Uma vez em seu computador, estas imagens de documentos podem ser pesquisados em segundos, compartilhadas e distribuidas. Milhares de organizações em todo mundo, usam sistemas de GEDs todos os dias, ao invés de usarem sistemas de arquivamento de papeis. As razões para a mudança são relativamente simples:  

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• Evita e previne quanto à perda de documentos
• Diminui, drasticamente o espaço de armazenagem de documentos.
• Facilita o gerenciamento dos documentos. 

Com um GED em sua Empresa:

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• Os documentos são encontrados instantaneamente 
• As imagens dos documentos são disponibilizadas à todos
• Os arquivos de aço desaparecem como em um passe de mágica. 

Com Funciona o Sistema GED :

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Os documentos são escaneados para um repositório. O GED armazena estes documentos em algum lugar no disco. Os documentos então são submetidos a um processo de indexação. Para encontrar um documento a qualquer momento, o usuário utiliza mecanismos de busca ou as ferramentas de pesquisa que estão disponíveis no sistema GED.A segurança da informação é garantida através de sistemas de senhas que define quem terá acesso aos documentos. As trilhas de auditoria garantem o controle total dos processos. 

Escaneamento

Os últimos avanços tecnológicos no campo dos scanners, tornou a conversão de documentos impressos ou papeis rápida, barata e fácil. Um bom escaner irá colocar seu arquivo de papeis dentro de seu computador facilmente. 

Armazenamento

O sistema de armazenamento fornece uma forma confiável de guardar seus arquivos eletrônicos. Um bom sistema de armazenamento irá acomodar todos os documentos de sua empresa, e deverá admitir o crescimento futuro.

Indexação

O sistema de indexação cria um modo de arquivamento organizado e possibilita a pesquisa futura de maneira simples e eficiente. Um bom sistema de indexação irá modificar os procedimentos existentes de maneira positiva e os irá tornar mais efetivos.

Pesquisa

O sistema de pesquisa usa informações sobre os documentos, incluindo os campos de indexação e o texto contido nos documentos, para encontrar imagens armazenadas na base de dados. Um bom sistema irá propiciar uma maneira fácil e rápida para encontrar documentos.

Acesso

A pesquisa sobre um determinado documento, deverá estar disponível para quem realmente necessite acessa-lo. Um bom sistema de controle de acesso irá fazer com que os documentos sejam vistos por todos que estejam autorizados, em qualquer parte da empresa, seja localmente ou através da Internet ou Intranet corporativa. 

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Agora que você conhece os princípios básico do Gerenciamento Eletrônico de Imagens, GED, provavelmente você tem uma gama de perguntas . Para ter acesso às perguntas mais freqüentes, clique no link abaixo