Básicos - Perguntas sobre GED

• Quais as vantagens do GED ( Gerenciamento Eletrônico de Documentos ), sobre os arquivos tradicionais ?

• Vou precisar de novos equipamentos ?

• Precisarei aprender novos comandos e ou detalhes técnicos ?

• Por que GED ?

• Terei que modificar os procedimentos de meu escritório ? 

• Existe risco ?

P. Quais as vantagens do GED ( Gerenciamento Eletrônico de Documentos ), sobre os tradicionais arquivos de aço ?
R. A invenção dos tradicionais arquivos de aço, para o arquivamento de documentos em papel, datam de dezenas de anos atrás. Hoje, às portas do segundo milênio, o próprio papel, tornou-se um meio ineficiente de armazenamento de informações em virtude da limitação física, durabilidade e espaço físico para acondicioná-lo. Devemos agradecer ao advento da mídia digital e, particularmente, aos computadores. As informações podem agora ser liberadas da "prisão" imposta pelo papel, tornando-se livres e acessíveis com conteúdo realmente pesquisável. 

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P. Vou precisar de novos equipamentos ?
R. A principal meta da incorporação de um sistema GED na sua empresa é tornar sua vida mais fácil. Modificações em sua rede de computadores ou, na forma como seus processos são efetuados iria contra esse ideal. É por isso que o LaserFiche foi projetado, especificamente, para aproveitar seu ambiente de informática totalmente como ele está hoje. Não importa se sua empresa possui hoje um único PC, que seria atendido pela versão Executiva do LaserFiche, ou se ela possui uma rede corporativa, a qual seria atendida pela versão Cliente-Servidor, o único equipamento que talvez você precise adquirir seria o escaner. Dependendo do volume de documentos, você também poderia necessitar de mais espaço em disco para armazenamento das imagens ou mesmo, um servidor dedicado ao LaserFiche. 

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P. Precisarei aprender novos comandos e ou detalhes técnicos ?
R. O sistema LaserFiche, foi projetado tendo em mente uma interface, com o usuário, que é conhecida por todos usuários de computadores. A maioria das funções, envolvem apenas pressionar um botão, ou escolher uma opção em um menu. Mesmo tenho uma interface muito simples, o poder de pesquisa do LaserFiche é fenomenal. 

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P. Por que GED ?
R. O papel ocupa muito espaço e é muito complicada e demorada, sua pesquisa, quando estamos trabalhando com grandes quantidades de informações. No entanto, sua flexibilidade e portabilidade, são qualidades valiosas. O papel pode conter imagens, gráficos, fotografias e textos formatados com diferentes tamanhos e tipos de letras, organizados de forma racional. Muitos sistemas não mantém essa qualidade visual, ou seja, a de manter tantas informações em um mesmo lugar, arquivando apenas a parte que se refere ao texto. O sistema GED LaserFiche, mantém uma imagem exata do documento original, exatamente como uma fotocópia e, acima disso, faz com que as informações contidas no papel, tornem-se totalmente pesquisáveis e facilmente encontradas. Desta forma, quando você encontra a informação que você precisa, poderá imprimi-la, enviá-la via fax ou via e-mail e, do outro lado, o destinatário receberá o  documento exatamente como ele é em seu estado original. 

P. Terei que modificar os procedimentos de meu escritório ?
R. O LaserFiche foi construído para se adequar de forma quase transparentemente aos processos de seu escritório. Por manter a convenção de páginas individuais, pastas e volumes, sua organização pode manter os mesmos procedimentos anteriores à implantação do LaserFiche. Pensando em integração, o LaserFiche. disponibiliza um produto chamado LF Toolkit, que permite a ligação entre ele e outros aplicativos de software que sua empresa possua. Você irá eliminar o tempo gasto, o trabalho braçal e a frustração de não encontrar determinado documento. O LaserFiche permitirá que você faça o que você faz melhor, mais rápido e fácil. 

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P . Existe risco ?
R. Como gerente dos arquivos e informações de sua organização, você não pode se dar ao luxo de correr riscos. O LaserFiche é o parceiro mais confiável que você pode encontrar para proteger e organizar seu trabalho com documentos papel. Ao contrário do papel, arquivos armazenados no LaserFiche, jamais ficarão perdidos na mesa de alguém, não se rasgam e, ninguém pode derramar café sobre eles. A partir do momento que você pode armazenar 15.000 páginas em um único CD, ou milhões de páginas em um disco fixo de tamanho médio, você também poderá manter backups, a custo muito reduzido, de todos seus arquivos. Você poderá mantê-los até em outras localidades, ou dentro de cofres a prova de fogo e água, aumentando assim sua segurança, o que seria quase impossível em relação a papeis. 
 

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